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Política de uso y manejo de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 del 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 del 2013, Play at Working informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento protección de datos personales.

 

I.                 IDENTIFICACIÓN

 

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: Play at Working, entidad comercial cuyo objetivo es brindar mediante su sitio web, cursos lúdicos y capacitaciones relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo.

DIRECCIÓN: Carrera 73 A #74 B-40

CORREO ELECTRÓNICO: admin@playatworking.com.co

TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: 3112112239

 

II.               MARCO LEGAL

 

Constitución Política artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas

 

Ley 1266 de 2008: Se dictan las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.

 

Ley 1581 de 2012: La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

 

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009: Para los efectos de lo consagrado en el artículo 14 de la Ley 1266 de 2008, los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, al presentar la información de los titulares deberán adoptar un formato que contenga, como mínimo, los datos requeridos en el presente decreto, según el sector al cual pertenezca la fuente de información. 

 

Decreto 2952 de 2010: Incumplimiento de las obligaciones por fuerza mayor, en el evento en que el incumplimiento de la(s) obligación(es) dineraria(s) a cargo de un titular de información se origine en una situación de fuerza mayor causada por el secuestro, la desaparición forzada o el desplazamiento forzado de dicho titular, este tendrá derecho a que el incumplimiento no se refleje como información negativa en su reporte. 

 

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013: El presente Decreto tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

 

 

III.             EXCLUSIONES

 

1.     Bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico.

2.     Bases de datos que tienen por finalidad la seguridad y defensa nacional y la prevención y control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

3.     Bases de datos de inteligencia y contrainteligencia.

4.     Bases de datos y archivos periodísticos y otros contenidos editoriales.

5.     Bases de datos reguladas por la ley 1266 de 2008 (datos financieros – crediticios).

6.     Bases de datos del DANE (Ley 79 de 1993).

 

 

IV.             DEFINICIONES

 

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos

públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de importación y comercialización de repuestos. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

DATOS OPCIONALES: Son aquellos dataos que Play at Working, requiere para ofrecer servicios adicionales en ofertas laborales, etc.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

V.              PRINCIPIOS

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

 

a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

 

b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, Play at Working. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; las Gerencias General, Administrativas, etc. deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

 

c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.

 

En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por Play at Working. Se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros Evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Play at Working está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

VI.             DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Play at Working. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Play at Working salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

c) Ser informado por Play at Working. Previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

VII.           DERECHOS DE LOS NIÑOS NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los

representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

 

VIII.         DEBERES DE PLAY AT WORKING.

 

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Play at Working. Los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de

seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o) Play At Working hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

Por otra parte, la norma establece que se requiere de una autorización previa, expresa e informada por parte titular del dato que este pueda tratarse.

 

La Autorización del titular:

 

•Debe ser previa e informada (no tácita) • Puede ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior • No es necesaria en los siguientes casos: – Cuando la información sea requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones – Se trate de datos de naturaleza pública – En casos de urgencia médica o sanitaria (si no es urgencia, debe obtenerse la autorización) – Para fines históricos, estadísticos o científicos – Datos relacionados con el Registro Civil

 

Adicionalmente la ley estableció dos categorías de datos que reciben especial protección: (i) los datos sensibles y (ii) los datos personales de los niños, niñas y adolescentes. 

 

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, de la vida sexual y datos biométricos). Su tratamiento está, en términos generales, prohibido salvo que concurra alguna de las siguientes excepciones: (i) autorización explícita del titular (ii) tratamiento necesario para salvaguardar su interés vital, (iii) realización del tratamiento en actividades legítimas relacionadas con el derecho de asociación, (iv) el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o (v) tratamientos con finalidad histórica, estadística o científica. 

 

 Respecto a los datos de menores de edad, se debe tener en cuenta que, aunque la ley proscribe su tratamiento la Corte Constitucional precisó que tal prohibición debe interpretarse de forma tal que sí se pueda llevar a cabo, pero siempre con plena protección de los derechos fundamentales del menor.

 

Un tema relevante de la ley, consiste en la designación de la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad competente en materia de protección de datos personales, a través de la creación de una delegatura, la cual se encargará de garantizar el cumplimiento de lo establecido en la ley sobre tratamiento de datos. A dicha entidad se le facultó para imponer sanciones que van desde multas, pasando por suspensión de actividades e incluso la suspensión definitiva de las operaciones que involucren tratamiento, a los responsables o encargados del tratamiento que no cumplan con los deberes que establece la ley. Igualmente, la norma creó el Registro Nacional de bases de datos, el cual será administrado por la SIC y exigirá que las bases de datos que involucren datos personales sean debidamente registradas ante la entidad.

 

Por último, la norma prohíbe la transferencia de datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección del dato. Y para ello se designó a la Superintendencia de Industria y Comercio como la entidad encargada de certificar los países que cuenten con un nivel de protección adecuado. Para aquellos casos en los que la transferencia se vaya a realizar a un país que no tenga un nivel de protección adecuado, se requerirá del consentimiento expreso e inequívoco del Titular. Esta disposición será aplicable también a los datos financieros.

 

La anterior ley fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y a continuación se resaltan sus principales aspectos: 

 

El artículo 2º del decreto, se refiere a un tipo de tratamiento excluido de la aplicación del régimen general de protección de datos. Se trata de los datos mantenidos en ámbitos meramente personales o domésticos. Señala el decreto, que se entiende por ámbito personal o doméstico aquellas actividades inscritas en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales. 

 

Un punto importante con relación al art. 3 del decreto se refiere a que subsisten las inquietudes frente a lo que se entiende por transferencia y transmisión de datos ya que estas nociones permanecen de manera imprecisa y aún no terminan por aclarar lo que aparece de manera indeterminada en la ley. Al respecto puede inferirse del articulado en contexto con el art. 26 de la ley, que ambas nociones guardan una estrecha consonancia, pero debe advertirse que la transferencia hace alusión al procedimiento relacional entre el responsable y un receptor (que adquiere el papel del responsable) ubicado dentro o fuera de Colombia. Por su parte la transmisión se refiere más a la operación o proceso de comunicar en una relación de extremos, entre el responsable y el encargado. 

 

Bajo el capítulo 2 del decreto, se agrupan una serie de nociones frente al elemento “Autorización” bajo los principios que orientan el deber ser en el tratamiento de datos personales. En efecto, inicial el art. 4 por desarrollar bajo los principios de finalidad y libertad la forma en cómo debe operar la recolección de los datos de los titulares. Frente al art. 7 del decreto se regula el modo de obtener la autorización bajo el amparo del art. 9 de la ley. Permite el tratamiento automatizado de la autorización para el tratamiento, siempre que ella se manifieste por escrito o de forma verbal o por medio de una conducta del titular que permita inferir de forma razonable su consentimiento en el tratamiento de la información. Aclara el artículo que esta inferencia no puede arribarse por vía de silencio del titular. El art. 9 del decreto al desarrollar la facultad del titular de revocar la autorización y por esta vía suprimir sus datos introdujo como obligatorio para el responsable y/o encargado la disposición de mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar su solicitud de supresión. Efectuada la reclamación por parte del titular el encargado contará con 15 días hábiles para proceder a su supresión so pena de ser sancionado.

 

Es importante resaltar las previsiones del art. 10 del decreto ya que introduce un procedimiento para la refrendación o validación de los datos personales recogidos con anterioridad a la vigencia del decreto. La disposición en mención impone a los responsables y encargados un procedimiento que deberá cumplirse a fin de continuar con el tratamiento de datos personales sobre bases de datos anteriores al decreto. De la redacción del artículo 10 tenemos que podrán validarse los datos recogidos en bancos de datos hasta el día 26 de junio de 2013, así:

 

El responsable solicitará la autorización a los titulares para continuar con el tratamiento; esto lo podrá hacer por medio automático (esto es mail, acceder a una Web etc) permitiendo que el titular autorice por cualquier medio su tratamiento. En esta misma comunicación el responsable deberá hacer conocer al titular su política de tratamiento de la información, así como el modo de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos. Si transcurridos 30 días hábiles a partir de dicha comunicación, el titular no expresa su intención de supresión del dato, la norma supone que ha operado la autorización y por ende el responsable o encargado podrá continuar con el tratamiento en las condiciones y finalidades señaladas en la política. En todo caso, subsistirán para el responsable el cumplimiento de todas las reglas y principios en el tratamiento de datos.

 

El capítulo 4 del Decreto aborda la cuestión de las políticas de tratamiento como documento cardinal para el establecimiento de un macro-sistema de aseguramiento de la información en las organizaciones. Este documento será la carta de navegación para las empresas para el manejo adecuado en protección de datos. Así mismo se advierte de la necesidad de confeccionar el aviso de privacidad como otra herramienta para la difusión de las políticas de los titulares de los datos. 

 

El art. 16 señala la obligación de conservar el modelo de aviso de privacidad utilizado en momentos específicos.

 

El art. 23 hace obligatorio la adopción a nivel organizacional de la función de responsable de los datos personales. Al señalar que esta designación puede recaer sobre una persona o un área configura de manera amplia la forma en que las empresas podrán cumplir este requisito. 

 

Bajo el art. 25 se señala que el contrato entre responsable y encargado deberá especificar las circunstancias especiales y las principales características del instrumento regulador de la relación entre el dueño de la base de datos y quien la gestiona. 

 

IX.             EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

 

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.

 

Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, Play at Working.  aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

 

X.              AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

 

XI.             MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

Play at Working en los términos dispuestos en la ley, generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.playatworking.com.co y del correo electrónico admin@playatworking.com.co

 

XII.           EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

 

 

 

XIII.         LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Play at Working.

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

XIV.        TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

 

El tratamiento para los datos personales indispensables de trabajadores, clientes, proveedores y/o contratistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de Play at Working. Como Institución de comercio, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de Play at Working.

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

 

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de un Tercero, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

 

a) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Play at Working velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

 

XV.          PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

 

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

XVI. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

 

Play At Working, ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución en cabeza de la Gerencia Administrativa, con el apoyo de nuestros Asesores Jurídicos de Soluciones Legales, áreas Funcionales como Staff que manejan los Datos Personales de los Titulares y profesionales en Seguridad de la Información.

Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico admin@playatworking.com.co

 

 

XVII PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y

PETICIONES

 

a) Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra plataforma Play at Working quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará a través del correo admin@playatworking.com.co

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el área de PQRS de Play At Working. El cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida Play at Working por el correo electrónico admin@playatworking.com.co con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el correo en admin@playatworking.com.co con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.

Play at Working rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico admin@playatworking.com.co indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

5. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello Play at Working pondrá a disposición del Titular el correo electrónico admin@playatworking.com.co

Si vencido el término legal respectivo Play at Working según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

 

XVIII. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 

Play at Working en cumplimiento de la misión institucional y en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter comercial y administrativos con instituciones internacionales, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.

 

Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, Play at Working tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con Play at Working y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

 

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe Play at Working no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

 

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Play at Working.