POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES DE LOS TITULARES
En
cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 del 2012 y a su Decreto
Reglamentario 1377 del 2013, Play at Working informa la política aplicable a la
entidad para el tratamiento protección de datos personales.
I.
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE
DE LA INSTITUCIÓN: Play at Working, entidad comercial cuyo objetivo es brindar
mediante su sitio web, cursos lúdicos y capacitaciones relacionadas con la
seguridad y salud en el trabajo.
DIRECCIÓN:
Carrera 73 A #74 B-40
CORREO
ELECTRÓNICO: [email protected]
TELEFÓNO
DEL RESPONSABLE: 3112112239
II.
MARCO
LEGAL
Constitución Política artículo 15: Todas
las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas
Ley 1266 de 2008: Se dictan las disposiciones generales del habeas data
y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales,
en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente
de terceros países y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 de 2012: La presente ley tiene por
objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y
garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la
información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009: Para
los efectos de lo consagrado en el artículo 14 de la Ley 1266 de 2008, los
operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia,
comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, al presentar la
información de los titulares deberán adoptar un formato que contenga, como
mínimo, los datos requeridos en el presente decreto, según el sector al cual
pertenezca la fuente de información.
Decreto 2952 de 2010: Incumplimiento de las obligaciones por
fuerza mayor, en el evento en
que el incumplimiento de la(s) obligación(es) dineraria(s) a cargo de un
titular de información se origine en una situación de fuerza mayor causada por
el secuestro, la desaparición forzada o el desplazamiento forzado de dicho
titular, este tendrá derecho a que el incumplimiento no se refleje como
información negativa en su reporte.
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013: El presente Decreto tiene como objeto reglamentar
parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales
para la protección de datos personales.
III.
EXCLUSIONES
1.
Bases de datos o archivos mantenidos en un
ámbito exclusivamente personal o doméstico.
2.
Bases de datos que tienen por finalidad la
seguridad y defensa nacional y la prevención y control del lavado de activos y
financiamiento del terrorismo.
3.
Bases de datos de inteligencia y
contrainteligencia.
4.
Bases de datos y archivos periodísticos y
otros contenidos editoriales.
5.
Bases de datos reguladas por la ley 1266 de
2008 (datos financieros – crediticios).
6.
Bases de datos del DANE (Ley 79 de 1993).
IV.
DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN:
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD:
comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para
el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca
de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS:
conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE:
persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL:
cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o
determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
DATO PÚBLICO: es el
dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos,
entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su
naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
DATOS INDISPENSABLES: se
entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para
llevar a cabo la actividad de importación y comercialización de repuestos. Los
datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares
de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
DATOS OPCIONALES: Son
aquellos dataos que Play at Working, requiere para ofrecer servicios adicionales
en ofertas laborales, etc.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con
otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la
Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen,
complementen o sustituyan.
HABEAS DATA: derecho de cualquier
persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
TITULAR: persona natural cuyos
datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: cualquier operación o
conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: la
transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento
de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: tratamiento de datos
personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
V.
PRINCIPIOS
En el
desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se
dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las
normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera
armónica e integral los siguientes principios rectores:
a) PRINCIPIO
DE LA LEGALIDAD: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse
a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
b) PRINCIPIO
DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
En lo
correspondiente a la recolección de datos personales, Play at Working. se
limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad
con la cual fueron recolectados o requeridos; las Gerencias General, Administrativas,
etc. deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información
y el uso específico que se le dará a la misma.
c) PRINCIPIO
DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento
previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal
o judicial que releve el consentimiento.
d) PRINCIPIO
DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
e) PRINCIPIO
DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del
tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
f) PRINCIPIO
DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites
que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones
de la ley y la Constitución.
En este
sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el
titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo
la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios
de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o
terceros autorizados conforme a la ley.
g) PRINCIPIO
DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por Play at Working. Se
deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros Evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) PRINCIPIO
DE CONFIDENCIALIDAD: Play at Working está obligada a garantizar la reserva
de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de
las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o
comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la ley.
VI.
DERECHOS
QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El
titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos
personales frente a Play at Working. en su condición de responsable del
tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada
a Play at Working salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por Play at Working. Previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de
Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de
2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la
supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos
personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VII.
DERECHOS
DE LOS NIÑOS NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento
se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes.
Queda
proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes,
salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es
tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y
capacitar a los
representantes
legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los
niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos
personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por
parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la
privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
VIII.
DEBERES
DE PLAY AT WORKING.
En
virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales
son deberes de Play at Working. Los siguientes, sin perjuicio de las
disposiciones previstas en la ley.
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el
pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la
finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la
autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las
condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de
esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la
información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea
incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y
privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados
en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información
se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el
uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de
datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad
y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones
que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en
particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté
previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) Play At Working hará uso de los datos
personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre
facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección
de datos personales.
Por
otra parte, la norma establece que se requiere de una autorización previa,
expresa e informada por parte titular del dato que este pueda tratarse.
La Autorización del titular:
•Debe
ser previa e informada (no tácita) • Puede ser obtenida por cualquier medio que
permita su consulta posterior • No es necesaria en los siguientes casos: –
Cuando la información sea requerida por entidad pública en ejercicio de sus
funciones – Se trate de datos de naturaleza pública – En casos de urgencia
médica o sanitaria (si no es urgencia, debe obtenerse la autorización) – Para
fines históricos, estadísticos o científicos – Datos relacionados con el
Registro Civil
Adicionalmente
la ley estableció dos categorías de datos que reciben especial protección: (i)
los datos sensibles y (ii) los datos personales de los niños, niñas y
adolescentes.
Los
datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad de las personas o cuyo
uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política,
convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u
organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, de la vida
sexual y datos biométricos). Su tratamiento está, en términos generales,
prohibido salvo que concurra alguna de las siguientes excepciones: (i) autorización
explícita del titular (ii) tratamiento necesario para salvaguardar su interés
vital, (iii) realización del tratamiento en actividades legítimas relacionadas
con el derecho de asociación, (iv) el ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial o (v) tratamientos con finalidad histórica, estadística o
científica.
Respecto a los datos de menores de edad, se
debe tener en cuenta que, aunque la ley proscribe su tratamiento la Corte
Constitucional precisó que tal prohibición debe interpretarse de forma tal que
sí se pueda llevar a cabo, pero siempre con plena protección de los derechos
fundamentales del menor.
Un tema
relevante de la ley, consiste en la designación de la Superintendencia de
Industria y Comercio como autoridad competente en materia de protección de
datos personales, a través de la creación de una delegatura, la cual se
encargará de garantizar el cumplimiento de lo establecido en la ley sobre
tratamiento de datos. A dicha entidad se le facultó para imponer sanciones que
van desde multas, pasando por suspensión de actividades e incluso la suspensión
definitiva de las operaciones que involucren tratamiento, a los responsables o
encargados del tratamiento que no cumplan con los deberes que establece la ley.
Igualmente, la norma creó el Registro Nacional de bases de datos, el cual será
administrado por la SIC y exigirá que las bases de datos que involucren datos
personales sean debidamente registradas ante la entidad.
Por
último, la norma prohíbe la transferencia de datos personales a terceros países
que no proporcionen niveles adecuados de protección del dato. Y para ello se
designó a la Superintendencia de Industria y Comercio como la entidad encargada
de certificar los países que cuenten con un nivel de protección adecuado. Para
aquellos casos en los que la transferencia se vaya a realizar a un país que no
tenga un nivel de protección adecuado, se requerirá del consentimiento expreso
e inequívoco del Titular. Esta disposición será aplicable también a los datos
financieros.
La
anterior ley fue reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y a continuación se
resaltan sus principales aspectos:
El
artículo 2º del decreto, se refiere a un tipo de tratamiento excluido de la
aplicación del régimen general de protección de datos. Se trata de los datos
mantenidos en ámbitos meramente personales o domésticos. Señala el decreto, que
se entiende por ámbito personal o doméstico aquellas actividades inscritas en
el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales.
Un
punto importante con relación al art. 3 del decreto se refiere a que subsisten
las inquietudes frente a lo que se entiende por transferencia y transmisión de
datos ya que estas nociones permanecen de manera imprecisa y aún no terminan
por aclarar lo que aparece de manera indeterminada en la ley. Al respecto puede
inferirse del articulado en contexto con el art. 26 de la ley, que ambas
nociones guardan una estrecha consonancia, pero debe advertirse que la
transferencia hace alusión al procedimiento relacional entre el responsable y
un receptor (que adquiere el papel del responsable) ubicado dentro o fuera de Colombia.
Por su parte la transmisión se refiere más a la operación o proceso de
comunicar en una relación de extremos, entre el responsable y el
encargado.
Bajo el
capítulo 2 del decreto, se agrupan una serie de nociones frente al elemento
“Autorización” bajo los principios que orientan el deber ser en el tratamiento
de datos personales. En efecto, inicial el art. 4 por desarrollar bajo los
principios de finalidad y libertad la forma en cómo debe operar la recolección
de los datos de los titulares. Frente al art. 7 del decreto se regula el modo
de obtener la autorización bajo el amparo del art. 9 de la ley. Permite el
tratamiento automatizado de la autorización para el tratamiento, siempre que
ella se manifieste por escrito o de forma verbal o por medio de una conducta
del titular que permita inferir de forma razonable su consentimiento en el
tratamiento de la información. Aclara el artículo que esta inferencia no puede
arribarse por vía de silencio del titular. El art. 9 del decreto al desarrollar
la facultad del titular de revocar la autorización y por esta vía suprimir sus
datos introdujo como obligatorio para el responsable y/o encargado la
disposición de mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar su
solicitud de supresión. Efectuada la reclamación por parte del titular el
encargado contará con 15 días hábiles para proceder a su supresión so pena de
ser sancionado.
Es
importante resaltar las previsiones del art. 10 del decreto ya que introduce un
procedimiento para la refrendación o validación de los datos personales
recogidos con anterioridad a la vigencia del decreto. La disposición en mención
impone a los responsables y encargados un procedimiento que deberá cumplirse a
fin de continuar con el tratamiento de datos personales sobre bases de datos
anteriores al decreto. De la redacción del artículo 10 tenemos que podrán
validarse los datos recogidos en bancos de datos hasta el día 26 de junio de 2013,
así:
El
responsable solicitará la autorización a los titulares para continuar con el
tratamiento; esto lo podrá hacer por medio automático (esto es mail, acceder a
una Web etc) permitiendo que el titular autorice por cualquier medio su
tratamiento. En esta misma comunicación el responsable deberá hacer conocer al
titular su política de tratamiento de la información, así como el modo de
ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos. Si
transcurridos 30 días hábiles a partir de dicha comunicación, el titular no
expresa su intención de supresión del dato, la norma supone que ha operado la
autorización y por ende el responsable o encargado podrá continuar con el
tratamiento en las condiciones y finalidades señaladas en la política. En todo
caso, subsistirán para el responsable el cumplimiento de todas las reglas y
principios en el tratamiento de datos.
El
capítulo 4 del Decreto aborda la cuestión de las políticas de tratamiento como
documento cardinal para el establecimiento de un macro-sistema de aseguramiento
de la información en las organizaciones. Este documento será la carta de
navegación para las empresas para el manejo adecuado en protección de datos.
Así mismo se advierte de la necesidad de confeccionar el aviso de privacidad
como otra herramienta para la difusión de las políticas de los titulares de los
datos.
El art.
16 señala la obligación de conservar el modelo de aviso de privacidad utilizado
en momentos específicos.
El art.
23 hace obligatorio la adopción a nivel organizacional de la función de
responsable de los datos personales. Al señalar que esta designación puede
recaer sobre una persona o un área configura de manera amplia la forma en que
las empresas podrán cumplir este requisito.
Bajo el
art. 25 se señala que el contrato entre responsable y encargado deberá
especificar las circunstancias especiales y las principales características del
instrumento regulador de la relación entre el dueño de la base de datos y quien
la gestiona.
IX.
EL REGISTRO
NACIONAL DE BASES DE DATOS
El
Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las
bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país y será administrado
por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para
los ciudadanos.
Una vez
el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el
Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en
éste, Play at Working. aportará a la Superintendencia
de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo
indicado.
X.
AUTORIZACIONES
Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin
perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos
personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste,
la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de
consulta posterior.
XI.
MEDIO Y
MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Play at
Working en los términos dispuestos en la ley, generó un aviso en el cual se
comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los
datos personales a través de la página www.playatworking.com.co y del correo
electrónico [email protected]
XII.
EVENTOS
EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS
PERSONALES
La
autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes
casos:
a) Información requerida por una entidad
pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la
ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con
el Registro Civil de las personas.
XIII.
LEGITIMACIÓN
PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los
derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las
siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su
identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a
disposición Play at Working.
b) Por los causahabientes del titular, quienes
deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del
titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para
otro.
Los
derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que
estén facultadas para representarlos.
XIV.
TRATAMIENTO
AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El
tratamiento para los datos personales indispensables de trabajadores, clientes,
proveedores y/o contratistas, estará enmarcado en el orden legal y en virtud de
la condición de Play at Working. Como Institución de comercio, y serán todos
los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de Play at
Working.
Para el
caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos
cuando:
a) El Titular haya dado su autorización
explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido
el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para
salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de
las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de un Tercero,
cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean
necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un
proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad
histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las
medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El
tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido,
excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho
tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a) Que respondan y respeten el interés superior
de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos
fundamentales.
Cumplidos
los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o
adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho
a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez,
autonomía y capacidad para entender el asunto.
Play at
Working velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de
los niños, niñas o adolescentes.
XV.
PERSONAS
A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La
información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá
suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando
aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas
en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o
por la ley.
XVI. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Play At
Working, ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de
esta política al interior de la institución en cabeza de la Gerencia
Administrativa, con el apoyo de nuestros Asesores Jurídicos de Soluciones
Legales, áreas Funcionales como Staff que manejan los Datos Personales de los
Titulares y profesionales en Seguridad de la Información.
Esta
dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por
parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y
supresión de datos personales, a través del correo electrónico [email protected]
XVII PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE
CONSULTAS, RECLAMOS Y
PETICIONES
a) Consultas: Los titulares o sus
causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en
nuestra plataforma Play at Working quien suministrará toda la información
contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación
del titular.
La
consulta se formulará a través del correo [email protected]
La
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.
b) Reclamos: El Titular o sus causahabientes
que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser
objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán
presentar un reclamo ante el área de PQRS de Play At Working. El cual será
tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del titular se formulará mediante
solicitud dirigida Play at Working por el correo electrónico [email protected] con la
identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los
cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que
el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo.
En caso
de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado
a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de
la situación al interesado.
2. Una vez recibido el correo en [email protected] con el
reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en
trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo
será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha
de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,
se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
4. Petición de actualización, rectificación y
supresión de datos.
Play at
Working rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de
éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento
y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud
al correo electrónico [email protected] indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y
aportará la documentación que soporte su petición.
5. Revocatoria de la autorización y/o supresión
del dato. Los titulares de los datos personales pueden revocar el
consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento,
siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello Play
at Working pondrá a disposición del Titular el correo electrónico [email protected]
Si
vencido el término legal respectivo Play at Working según fuera el caso, no
hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar
a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la
autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se
aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
XVIII. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN
INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Play at
Working en cumplimiento de la misión institucional y en consideración de sus
vínculos permanentes u ocasionales de carácter comercial y administrativos con instituciones
internacionales, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales
de los titulares.
Para la
transferencia internacionales de datos personales de los titulares, Play at
Working tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se
comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información
personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente
relacionados con Play at Working y solamente mientras ésta dure y no podrá ser
usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional
de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581
de 2012.
Las
transmisiones internacionales de datos personales que efectúe Play at Working no
requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando
medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo
25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la
aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para
transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida
y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Play at
Working.
